Context
i) het optimaliseren van het proces,
ii) het bouwen van een ondersteunende workflow tool en
iii) het veranderen van de werkcultuur van procesactoren.
Probleem: noodzaak voor transparante, digitale en online afhandeling van concessie-aanvragen
Het proces van mijnbouwrechten toekenning (lees: concessieaanvragen) verliep tot Oktober 2019 voornamelijk door middel van papier. Bij elke afdeling werden papieren formulieren, schriften en Excel lijst gebruikt voor resp. vastlegging van bevindingen, paraferen voor overdracht van dossiers en maken van overzichten.
Statusopvolging en transparantie werd daardoor haast onmogelijk. De afhandeling van aanvragen verliep ook relatief traag door de afhankelijkheid van papier bij het overdragen van informatie.
De medewerkers, exclusief de GIS database unit, van de GMD hebben decennialang handmatig met papier gewerkt, waardoor het introduceren van digitale oplossingen een intensief traject van ‘change management’ vereiste.
Oplossing: combineer technische en cultuur-veranderings-initiatieven
- het vastleggen van het proces,
- het optimaliseren van het proces,
- het ontwerpen van het nieuwe proces waarbij er digitaal gewerkt wordt en
- het bouwen van de workflow tool.
- het creëren van draagvlak bij alle proces actoren,
- het (her)definiëren van rollen in het nieuwe proces en
- het coachen van leiderschap voor een succesvolle transformatie.
Resultaten: het proces
Het proces is gemodelleerd in ISO BPMN notatie, waarna de ondersteunende workflow tool gebouwd is.
Resultaten: workflow tool GMD Online
Het GMD Online tool is opgebouwd met een hoofdscherm waarin de aanvraag van de belanghebbende vastgelegd wordt. Het systeem genereert een unieke GMD nummer (GMD nr.) welke afgedrukt wordt. Het is mogelijk dat de belanghebbende met het GMD nummer online de status volgt van het dossier via de website van GMD. Dit draagt bij zeer positieve effecten bij EITI i.h.k.v. transparantie.
Alle schakels in het proces hebben hun eigen subscherm waarin ze kunnen lezen, schrijven of aanpassen. Pas nadat een vorige schakel haar taken heeft uitgevoerd, gaat het dossier verder in het proces. Alle gebruikers loggen in met hun eigen gebruikersnaam en wachtwoord.
Het systeem stuurt ook triggers (email, sms, app) naar relevante stakeholders. Het verbinden met het MI-GLIS moet nog plaatsvinden. Er wordt een volledige audit bijgehouden per dossier.
Next steps: scanning, mijnbouwkadaster verbetering, geodata management integratie, drone inspectie en capacity building
Scanning
Sinds 2019 worden aanvragen in het systeem ingetoetst. Alle aanvragen vóór 2019 moeten nog gescand en ingetoetst worden. Van de dossiers vanaf 2019 zijn alle stukken gescand en geüpload.
De Mijnbouwrechten afdeling uploadt ook beschikkingen in MS Word in het systeem. Het is mogelijk om de beschikking om te zetten in een webformulier, waardoor informatie nog meer geautomatiseerd kan worden.
Mijnbouw kadaster
Er is momenteel (anno Juli 2022) geen mijnbouwkadaster online beschikbaar, hetgeen negatief werkt voor de EITI status.
Een geïntegreerde ArcGIS Online oplossing, welke reeds bestond, zorgt voor een duurzame oplossing en voor continuïteit in de beschikbaarheid van de informatie online.
Capacity building
Er moet nog gewerkt worden aan het komen tot een proces van geo-data informatie management en verwerking. Het is mogelijk dat medewerkers getraind worden in het opnemen van luchtfoto’s met een drone en de informatie doen ontsluiten via een geografisch informatie systeem (GIS).
Door gebrek aan middelen en veranderde prioriteiten zijn bovengenoemde projectvoorstellen ‘on hold’ gezet.
Meer over de auteur
Krieshen Ramkhelawan is consultant en adviseur bij onder andere het kadaster van Suriname en diverse ministeries. Hij is al 10 jaar actief op het gebied van land administratie, e-Government digitale transformatie en change management. Hij heeft nauw gewerkt met specialisten van Kadaster International Nederland op projecten in Rio de Janeiro, Ecuador, St. Maarten en Aruba. Samen met Paul Saers en Christiaan Lemmers heeft hij efficiënte drone luchtfoto’s en satelliet beeldverwerkings-processen ingericht en de ‘Fit For Purpose’ aanpak helpen opzetten in Suriname.
